La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est un projet qui doit permettre de remplacer, à terme, l’ensemble des déclarations sociales de l’entreprise. Son déploiement organisé autour de 3 phases successives, intègrent progressivement les déclarations existantes. On peut imaginer qu’elles seront suivies d’autres phases. Cette nouvelle méthode va bouleverser le mode de fonctionnement des services RH.
DSN Mensuelle et DSN événementielle: des avantages et quelques inconvénients
Dorénavant, nous aurons une DSN mensuelle reprenant toutes les informations saisies ou calculées lors de la paie ou pour la gestion administrative des salariés et envoyée en début de mois suivant, et une DSN événementielle qui sera transmise lors de situation particulière rencontrée par le salarié: maladie, départ,…
Exemple pour une attestation de salaire pour arrêt maladie destinée à la Sécurité Sociale:
- Avant: lors de l’arrêt, une déclaration pour le salarié malade reprenant les coordonnées du salarié, l’arrêt et les salaires demandés selon le type d’arrêt et/ou la situation du salarié
- Avec la DSN, les salaires sont déclarés tous les mois (DSN mensuelle), et l’arrêt avec la DSN événementielle (sauf cas particulier)
A première vue, c’est une simplification puisqu’il n’y aura que l’arrêt à valider lors de l’absence. En revanche, il faudra s’assurer tous les mois, que le salaire transmis est correct. Pour la grande majorité des cas, il n’y a pas d’inquiétude. En revanche, il s’agira de contrôler tous les mois que le salaire est bien « rétabli » (Voir cas de certaines absences antérieures à l’arrêt signalé: Art. L242-1 du Code de la Sécurité Sociale).
Une exigence accrue
Conclusion, l’outil doit prévoir toutes ces règles connues aujourd’hui, et les intégrer au fur et mesure que celles-ci évolueront au bon vouloir du législateur.
Il doit aussi permettre au gestionnaire de paie de contrôler en temps « réel » ces informations, les modifier via une saisie ou les faire corriger par son éditeur de logiciel. Le gestionnaire devient un « Contrôleur ».
De par la quantité d’informations produites, toute correction manuelle hors cas particulier, est déconseillée sauf à passer son temps à corriger les données de la DSN. Le logiciel doit fournir les bonnes informations et le gestionnaire doit être capable de les vérifier.
Au-delà des compétences requises, il faudra tenir compte du temps nécessaire pour réaliser cette tâche et le délai imparti qui se voit être réduit.
L’évolution de la norme au gré des phases
Avec la phase 3, dernière phase connue à ce jour, la DSN sera équivalente à une DADS-U mensuelle. Elle se substitue déjà aux attestations de salaire IJ, à l’attestation Pôle emploi,… et progressivement aux DUCS et autres déclarations des différents organismes.
Appliquée dès aujourd’hui pour bon nombre d’entreprise, la DSN phase 1, sera généralisée pour aboutir à la phase 3 en janvier 2016 pour l’ensemble des sociétés.
Un choc organisationnel
Au-delà du choc de simplification, c’est un choc organisationnel pour les entreprises qui verront une période de transition durer au moins 1 an, le temps que les historiques déclarés s’enrichissent. Elles devront valider toutes les informations du mois, pour les transmettre au plus tard le 5 ou 15 du mois suivant. Pour la DADS-U, il s’agissait certes de données annuelles mais le gestionnaire avait 1 voire 2 mois pour vérifier.
Cette simplification à venir oblige les entreprises à modifier leurs modes de fonctionnement en envoyant des données contrôlées, vérifiées, cohérentes et absolument justes tous les mois pour tous les salariés sous peine de léser le salarié ou les organismes, et ceci dans un délai relativement court.
Cette tâche doit donc s’opérer dès les 1ers calculs de paie sans attendre la fin des traitements de paie comme c’était le cas auparavant. Une attention particulière devra être apportée sur les cas particuliers: embauche, départ, absence, mais aussi sur les nouveautés rencontrées par l’entreprise: nouveau texte légal ou conventionnel, nouvel accord d’entreprise, nouvelle situation...
Les corrections a postériori et ou à effet rétroactif sont toujours possibles mais alourdiront considérablement le travail du gestionnaire.
Un passage à préparer
Cette évolution ne sera pas un cataclysme dans les entreprises. Certaines d’entre elles ont déjà anticipé l’arrivée de cette DSN, en réorganisant le fonctionnement de leur service.
D’autres n’ont pas vu arriver ce phénomène ou au contraire l’imagine insurmontable.
Fort de son expérience sur les outils comme Zadig, Sage, Hypervision, Ciel, Décidium,… HEREL se tient à votre disposition pour préparer le passage à la DSN ou vous aider à « produire » cette déclaration.